Ciudad Bad Honnef |
| País: Alemania |
| Sector: Administración |
| Aplicación: Ayuntamiento |
| La falta de espacio y el deseo de una información de más calidad fueron decisivos para la ciudad de Bad Honnef a la hora de implantar un sistema de gestión documental. En la actualidad, los trabajadores de la Oficina de Atención al Ciudadano ya pueden, por ejemplo, archivar y visualizar electrónicamente alrededor de 150.000 fichas con sólo pulsar un botón. Ya disponen de más tiempo para dedicarse a los ciudadanos. |
Testimonios |
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| La administración del sistema de gestión documental no requiere tantos gastos como pensábamos al principio. Un ejemplo es la facilidad de dar diferentes derechos en los archivadores a diferentes grupos de usuarios mediante los perfiles de DocuWare. También es una ventaja, el hecho de que, con el cliente WEB de DocuWare, se pueda trabajar sin necesidad de tener conocimientos de HTML, con lo cual se evita un sistema de gestión documental más caro para la intranet. | ||
Finalidad |
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| Almacenamiento de todo tipo de documentos y ahorro de espacio Reducción de los tiempos de búsqueda y almacenamiento | ||
Ventajas |
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| Reducción clara de las operaciones de búsqueda Flujo de información más rápido y sencillo Mejor prestación de servicios Ahorro de dinero | ||
Requisitos |
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| Hasta el año 2001, todas las consultas y solicitudes en papel se colocaban en un archivador previsto para ello. Ello obligaba continuamente al personal a efectuar complejas operaciones de búsqueda y a prolongados desplazamientos de oficina a oficina. Un montón de archivadores descentralizados y la distribución errónea de los documentos aumentaban el desconcierto. Como en julio de 2001 la Oficina de Atención al Ciudadano sustituyó a la Oficina del Censo, la ingente cantidad de documentación almacenada se quedó sin ubicación física. Se tomó la rápida decisión de archivar electrónicamente los documentos que existían: alrededor de 90.000 fichas y unas 35.000 solicitudes de documentos de identidad y pasaportes que se remontaban hasta el año 1850. De esta manera, se podrían solventar los problemas de espacio y los datos estaban disponibles de forma más rápida y sencilla. Se optó por el sistema de gestión documental de DocuWare debido a su excelente relación calidad-precio y a las posibilidades de integrarse en los programas ya implantados. Los documentos no sólo se deben poder almacenar desde la Oficina de Atención al Ciudadano (que incluye la Oficina del Censo, las oficinas de solicitud del documento de identidad, etc.), sino también desde las áreas de auditoría, departamentos de Finanzas, Industria y Comercio, Asesoría legal e Informática. Los 220 trabajadores necesitan poder acceder al archivador. La red del ayuntamiento está dotada de un servidor Windows NT con una capacidad de almacenamiento de 380 GB. Todas las aplicaciones especiales existentes para los procedimientos de los ciudadanos, los procedimientos para los permisos de obras y el sistema de información personal se deben poder utilizar con DocuWare. Documentos que se archivan La gama de documentos que se deben archivar es amplia: desde fichas de la Oficina del Censo, que en parte se remontaban hasta 1850, solicitudes de documentos de identidad y pasaportes, expedientes jurídicos, personales y de construcción, unas 2.000 facturas mensuales, fichas de control de entrada y salida de los trabajadores, documentos de sesiones y reuniones, directrices de trabajo y artículos de prensa, hasta la correspondencia, incluido el correo electrónico. | ||
Solución |
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| Con DocuWare, es posible archivar de forma centralizada todos los documentos pertinentes. Mediante la intranet, todos los trabajadores disponen de acceso inmediato a los documentos sin que el software esté instalado en todos y cada uno de los puestos de trabajo. También es posible la integración con las aplicaciones especiales que ya están instaladas. | ||
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