Digitalización Masiva de Documentos
¿Por qué digitalizar documentos?
La información personal y la que genera la propia empresa son vitales para el optimo funcionamiento de la compañía, su día a día y crecimiento se basa en el conocimiento por ello es vital garantizar la seguridad de todos los datos existentes. Digitalizar documentación nos aporta seguridad por diferentes razones, protección contra robos, plagios, virus informáticos, fuga de información, deterioro por plagas de los documentos, incendios, catástrofes. Digitalizar también es hacer copias de seguridad y poder acceder a la información con la autorización pertinente desde cualquier parte del mundo. Existen otras razones como la de liberar espacio físico, esto suponer poder utilizarlo para tareas muchos más productivas y con ello lograr ahorros en costes, podemos añadir que costes tiene guardar un documento en papel, carpetas, grapas, gomas archivadores y por no decir y seguramente lo más importante el tiempo que se pierde buscando, clasificando y almacenando documentos. Por todo ello digitalizar es vital para ser más eficientes.
¿Qué tipos de documentos pueden convertirse en documentos digitales?
Desde los inicios de la escritura, los pergaminos, papeles se convirtieron en documentos pero no fueron los primeros como tal pero su tamaño, peso y formato fueron vitales para su uso y expansión, con ello nacieron los primeros archivos y bibliotecas con su clasificaciones, con el tiempo y con la aparición de las nuevas tecnologías, aparecieron nuevas fuentes de información como fotografías, películas y con la informática ficheros electrónicos, es decir nuestros trabajos ofimáticos como los e-mail y después los documentos que generan nuestras aplicaciones empresariales, por consiguiente la información es múltiple y dispar, desde EJC Comunicaciones nos esforzamos a conseguir digitalizar todo tipo de documento y generar en la medida de lo posible un único repositorio de datos con acceso controlado. Todo puede ser digitalizado y todo puede ser relacionado. La digitalización nos permite clasificar y ordenar debidamente todo tipo de fondo documental y gracias a las tecnologías existentes poder tener acceso a la documentación sin el mayor esfuerzo. Nuestras soluciones tienen la capacidad para convertir los archivos a cualquier tipo de formato estándar que elija o que sea más indicado. Por ejemplo, libros y imagines a JPEG, TIFF, archivos de voz y audio convertidos a MP3 o WMA. Otros documentos a formato PDF.
Destrucción después de la Digitalización
Existe la posibilidad de que una vez digitalizado el fondo documental poder destruirlo y para ello podemos ofrecer también nuestros servicios con la así ayudamos al medio ambiente y papel. Entregamos siempre un certificado de la destruición cumpliendo siempre con la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).